Éviter les risques de l'édition collaborative (Module 5.5)

INTERNET LES AUTRES ET MOI - Produire un document numérique à plusieurs
Éviter les risques de l'édition collaborative

Lorsqu’on travaille à plusieurs sur un document, il peut se produire des catastrophes… c’est en
général lié au fait qu’on ne repart pas de la version la plus récente. Cela vous est-il
déjà arrivé de ne pas retrouver vos ajouts dans la version la plus récente d’un document ? Il faut alors mener l’enquête pour savoir à quel moment elle a bien pu disparaître… pour trouver le coupable, certes, si on a l’esprit vengeur, mais surtout pour régler le problème.
C’est le problème du conflit d’accès, ou accès concurrent ou édition concurrente. Ce problème se formule différemment selon qu’on édite le document partagé en ligne ou hors ligne.
Commençons par l’édition en ligne, qu’il s’agisse d’un wiki ou de tout autre document.
Prenons le cas d’un document où l’édition est directe, c’est-à-dire qu’elle peut se faire directement dans le texte tel qu’il s’affiche pour tous. Si deux personnes travaillent simultanément dans la même zone du texte, elles s’en aperçoivent tout de suite, car leurs curseurs se “marchent sur les pieds” ! Il suffit d’un peu de patience pour que tout se passe au mieux.
Dans les wikis, c’est un peu différent, car on passe par une fenêtre d’édition, distincte de celle où s’affiche le contenu de la page pour tous. En général, le wiki verrouille automatiquement la page : si quelqu’un d’autre tente de la modifier, il en est empêché et voit apparaître un message d’explication qui dit en substance “veuillez attendre que l’autre ait terminé”. On trouve souvent dans les wikis la possibilité de n’éditer qu’une partie de la page, pour permettre à l’un de travailler sur la partie 1 sans empêcher l’autre de travailler sur la partie 2 : le verrouillage s’applique sélectivement à chaque partie.
Finalement il y a fort peu de risque de faire des erreurs dans ces cas-là.
Mais voyons maintenant le cas de l’édition hors ligne : c’est beaucoup plus risqué. En effet, on télécharge le fichier dans sa version la plus récente, on le modifie sur son poste, puis on le dépose à nouveau en ligne. Que peut-il se passer ?
Prenons un exemple. Je télécharge à 15h la version la plus récente, disons que c’est la version 1, et j’y travaille pendant 1h ; à 16h, je dépose ma nouvelle version. En parallèle, un collaborateur a téléchargé également la version 1, y travaille de son côté pendant 30mn, et dépose sa nouvelle version à 15h30. Que va-t-on trouver à 16h01 ? Ma version, qui n’inclura pas les modificaftions apportées par mon collaborateur ! Alors qu’idéalement, on aurait souhaité voir les modifications combinées de l’un et de l’autre. Le problème, c’est que je ne me suis pas aperçue qu’il avait apporté des modifications au fichier, car nous travaillions sur des exemplaires différents du fichier…
En étant plus attentive, j’aurais pu m’apercevoir du problème : en effet, la date et l’heure de dépôt, ainsi que l’auteur du dépôt le plus récent s’affiche, et au moment de déposer ma version, j’aurais pu me rendre compte que quelqu’un était intervenu entre temps et avait déposé une version plus récente que celle dont je suis partie à 15h. Un autre indice aurait pu me mettre la puce à l’oreille : ma version aurait dû porter le numéro 2, mais comme une autre a été déposée entre temps, elle porte le numéro 3… bizarre, bizarre.
Cet exemple met en évidence l’importance des versions. En effet, lorsqu’on crée une nouvelle version d’un document, il est essentiel que certaines informations apparaissent clairement : le numéro de la version, la date de dépôt de cette version, et l’auteur qui en est à l’origine. Cela peut être automatisé, ou non, auquel cas on doit prendre en charge avec soin le nommage des fichiers pour qu’il intègre ces éléments.
Revenons à notre exemple. Supposons que j’aie été attentive, et que je m’aperçoive du problème avant de déposer ma version. Même dans ce cas, quelle galère d’ajouter les modifications du collaborateur dans ma dernière version ! De plus, on ne verra plus qu’il est l’auteur de ces modifications, ce qui est gênant…
Alors comment éviter cette situation ?
La réponse est toute simple : il faut se coordonner.
Lorsque je télécharge la dernière version, je déclenche une procédure de verrouillage, qui indique aux autres qu’ils ne doivent pas travailler sur le fichier tant que j’en n’ai pas déposé une nouvelle version.
Je peux le leur dire par courriel : c’est un verrouillage “à la main”. Mais c’est encore plus simple si l’espace de partage permet de verrouiller le document : je clique sur le bouton “Verrouiller” et cela a pour effet d’afficher une icone spécifique à côté du fichier, ou bien d’afficher un message d’alerte lorsqu’une personne cherche à télécharger le fichier ou à le remplacer. Plus besoin d’échanger des courriels à l’infini pour se coordonner.
Résumons-nous, en reprenant les différents cas d’édition concurrente qui peuvent se
présenter et conduire à des conflits d’accès.
1 - Si j’édite un document en ligne avec édition directe, pas de problème : chacun voit ce que fait l’autre et il suffit de ne pas se marcher sur les pieds.
2 - Si j’édite un wiki, il s’agit d’édition en ligne mais pas directe : l’autre ne voit pas les modifications que je suis en train d’apporter dans la fenêtre d’édition. S’il cherche à modifier la même page, il en sera empêché par le verrouillage automatique de la page, donc là encore, pas de problème.
3 - Si j’édite hors ligne un document partagé, il faut impérativement que les autres sachent que je suis en train de modifier le document pour qu’ils ne le fassent pas en même temps. La coordination est nécessaire. Elle peut se faire à la main (envoi de courriels) ou via l’outil de partage qui peut intégrer un bouton de verrouillage. Dans ce cas la gestion des versions est primordiale : les versions doivent être numérotées, datées. On ajoute souvent le nom de l’auteur, même si ce n’est pas indispensable car on peut généralement le retrouver ailleurs.
Dans cette séquence, nous allons focaliser sur le dernier cas, le plus épineux : celui de l’édition hors ligne. Chacun va prendre le temps de repérer les fonctionnalités de verrouillage et de gestion de versions offertes par son espace de stockage partagé préféré. Puis nous évoquerons le nommage manuel des versions. Comme cette séquence présente des notions complexes, nous proposons un QCM final assez nourri, qui vous permet de bien vérifier que vous avez retenu et compris l’essentiel.