Produire un document numérique à plusieurs (Module 5.1)

INTERNET LES AUTRES ET MOI
Bienvenue dans le module « Produire un document numérique à plusieurs ».

Dans ce module vous verrez quels sont outils et pratiques qui participent à la bonne réalisation
d’un document numérique, en ligne, avec d’autres Internautes.
Dans un premier temps, une séquence dédiée à l’organisation du travail vous sera proposée.
Vous y verrez comment choisir les outils et mettre en place les tâches et les rôles de chacun
pour produire un document dans de bonnes conditions.
Viendront ensuite des séquences plus ciblées quant à l’utilisation des outils spécifiques à la
production.
Tout d’abord, une séquence sur les wiki, ce qu’ils sont, comment les reconnaîton,
comment
travailler avec ce genre d’outil.
Ensuite vous aborderez une séquence sur les outils permettant l’édition et le partage d’un
document en ligne avec par exemple la suite Framasoft ou les outils de Google apps et
comment le publier, avec quels outils et sous quels formats.
Evidemment, quand nous parlons de création et de rédaction d’un document, nous parlons
obligatoirement de ses corrections et différentes versions. Une séquence vous permettra de voir
comment participer à la révision d’un document partagé avant de le diffuser.
Finalement, vous verrez que même si les outils actuels facilitent grandement le travail à
plusieurs, nous ne sommes pas immunisés contre les erreurs qui peuvent survenir, du côté des
machines comme des hommes.
Il est des écueils à éviter.
Nous vous conseillons avant tout, si ce n’est déjà fait, de faire le module 4 de ce MOOC, «
Travailler en groupe avec le numérique » qui vous permettra de mieux appréhender ce module.
Avant de vous lancer, voici quelques précautions à prendre qui seront vraies dans tout ce
module, et nous l’espérons vous aideront plus tard.
Quand nous travaillons en ligne sur un document et que nous le partageons, c’est assez
magique, tout ce que nous faisons sur le document est visible immédiatement par les
personnes qui y ont accès. Pas de problème d’envoi, pas de problème d’enregistrement, pas de
risque de se tromper de document.
Si nous ajoutons du texte par exemple, les autres personnes voient ce que nous faisons,
peuvent réagir en quasi temps réel et corriger si besoin.
Une différence notable existe dans le suivi des corrections quand nous sommes sur un
document local ou sur un document distant.
Avec un document édité avec un logiciel tel que Word ou libre office, des traces de
modifications, des codes couleurs nous indiquent clairement ce qui a été changé, supprimé,
ajouté et nous pouvons naviguer dans le document de modification en modification pour nous
assurer de la cohérence de l’ensemble. Il est donc facile de suivre et valider l’évolution du
document.
Avec un document en ligne, ces traces de révisions sont très succinctes, vous pouvez afficher
les dates de modifications du document et par qui, voir les ajouts et suppressions mais vous ne
pouvez pas d’un simple coup d’oeil voir l’ensemble des révisions. Vous risquez donc d’en laisser
passer. Par contre vous pouvez accéder facilement à toutes les différentes versions de votre
document en affichant l’historique des révisions.
Sur un document local, vous pourrez accepter les modifications, au cas par cas, et faire évoluer
votre document très précisément. en ligne, vous devrez accepter la version courante, où
restaurer une des versions précédentes.
Nos voyons donc que d’un côté nous pouvons être très fins dans le suivi des modifications de
notre document local mais nous devons être vigilants quand nous renvoyons nos documents
aux autres contributeurs pour le versionning.
D’un autre côté avec les documents en ligne, nous aurons des révisions moins précises pour
leur suivi mais nous serons sûrs d’avoir toujours la dernière version disponible et en cas de
besoin de pouvoir restaurer une des versions disponibles en ligne.
Il est donc conseillé, avant d’apporter des modifications lourdes à un document, soit de
l’enregistrer localement pour travailler sans aucun risque et soumettre ensuite à nos
collaborateurs nos travaux, soit dans une grande majorité des cas, crée une copie en ligne du
document qui servira soit de version de travail soit de version de référence.
N’oubliez pas que ces documents sont donc en ligne et que les risques de ne pas avoir d’accès
Internet ou de ne pas avoir accès aux serveurs hébergeant nos documents existent.
Prévoyez de faire des enregistrements locaux de vos documents en ligne si vous devez y
travailler sans avoir de possibilité de décaler ces moments de travail.
Quand nous créons un document en ligne, nous sommes, au départ, seuls propriétaires de ce
document, nous pouvons le modifier, l’enregistrer, le supprimer et le partager pour d’autres
contributeurs.
Pour que nos collaborateurs puissent y accéder, nous allons devoir définir des droits
d’utilisation.
Ces droits peuvent varier, nous pouvons autoriser une autre personne à consulter le document,
à le commenter, c’estàdire
pouvoir donner des impressions, apporter des remarques mais à
ne pas pouvoir modifier ses éléments. Nous pouvons donner des droits de modification sur le
document : la personne ayant ces droits peut intervenir comme bon lui semble sur le document.
Finalement, nous pouvons également déclarer un autre collaborateur comme nouveau
propriétaire du document, il pourra gérer de ce fait les droits d’accès à ce document.
Bien sûr, un droit fort englobe les autres droits : si vous pouvez modifier le document, vous
pouvez naturellement le commenter et le consulter.
Il faudra donc bien veiller que les droits que vous donnez à d’autres personnes correspondent
bien au besoin du groupe de travail pour éviter qu’une personne en charge de la correction ne
puisse pas modifier le document par exemple. Même si vous pourrez à posteriori changer les
droits d’accès, évitez les pertes de temps !
Quand vous créez un document en ligne, il est par défaut privé : c’estàdire
que personne en
dehors de vous et des personnes à qui vous avez données certains droits peuvent y accéder.
C’est donc parfait pendant la phase d’élaboration du document. Il est vivement conseillé de ne
pas diffuser un document tant qu’il n’est pas terminé !
Vous pourrez quand bon vous semble, changer le mode de publication de votre document.
Votre document sera accessible en ligne via un lien http. Vous pourrez le rendre accessible en
lecture à toute personne disposant du lien.
Vous pourrez finalement le rendre accessible publiquement sur le web, il sera donc visible par
tous les Internautes.
Pour conclure, un document en ligne a différents statuts en fonction des paramètres que nous
lui affectons : dans la sphère privée, depuis la simple lecture jusqu’à la suppression et dans la
sphère publique, depuis un accès avec un lien connu à un accès complet pour tous les
internautes.
C’est à vous de jouer maintenant !