Travailler en groupe avec le numérique : des bons outils et des bonnes pratiques (Module 4.1.2)

INTERNET LES AUTRES ET MOI - MODULE 4 - PARTIE 2

Dans tout groupe, nous pouvons distinguer : les outils de gestions, les outils de
communication et les outils de collaboration.
Grâce aux plateformes de travail, nous pourrons gérer les membres d’un groupe et leurs
droits d’accès. Nous pourrons également structurer des sous-groupes, distribuer des
tâches et mettre en place des agendas et plannings.
L’avantage est de centraliser toutes les informations nécessaires au bon déroulement des
échanges et du travail.
Pour permettre aux membres de communiquer, nous trouverons les listes de diffusion,
c’est-à-dire la liste des adresses électroniques des membres, pour envoyer des lettres
d’information pour la communication descendante ou des listes de discussion pour les
informations montantes.
Pour échanger sur des thèmes plus ciblés, nous utiliserons les forums de discussion,
structurés autour de fil de discussion pour permettre aux membres d’échanger et de
discuter de façon asynchrone.
Pour le travail collaboratif, plusieurs outils numériques permettent d’optimiser les
échanges et le travail.
Tout d’abord les espaces de stockage partagés qui permettent de mettre en commun des
ressources accessibles à tout moment via le web et d’éviter la perte de documents ou de
ressources.
Un agenda partagé entre les membres du groupe permet une très grande lisibilité et une
grande transparence pour les dates de réunion, les dates butoirs ou les évènements.
Le carnet d’adresse partagé permet à tous les membres de retrouver facilement les
contacts des autres membres et ainsi limiter les pertes de temps ou pertes de données.
Les outils de sondage, de type doodle, permettent la prise de décision entre tous les
membres du groupe de façon asynchrone : pas besoin d’être tous présents au même
endroit et au même moment.
Enfin, les outils de production en ligne qui permettent l’écriture de document entre
plusieurs personnes et d’éviter également la perte de données.
Aujourd’hui ces outils sont intégrés et gérés par les plateformes.
Les plateformes sont des espaces de travail collaboratif. Ce sont en fait des sites internet
où l’on va centraliser tous les outils, les membres et les productions nécessaires à
l’accomplissement du projet initié par le groupe.
A partir de ces plateformes, nous pourrons gérer les outils que nous avons décrits dans la
partie précédente de façon efficace et sécurisée.
Il en existe une multitude, chacune avec ses spécificités, gratuites ou payantes,
propriétaires ou libres.
Certaines seront plus spécifiquement employées pour la pédagogie en incluant des rôles
supplémentaires tels que le responsable de cours, l’enseignant, le tuteur et l’étudiant.
L’avantage des plateformes est de faire communiquer tous les outils entre eux, de les
rendre interopérables, et de ce fait d’éviter et de gérer les erreurs ou les
dysfonctionnements et d’optimiser les interrelations entre documents.
Bien évidemment, les plateformes et les outils de collaboration restent des outils que l’on
manipule et utilise, c’est à nous d’en faire bon usage pour optimiser la collaboration dans
notre groupe.
Dans un groupe de travail, en premier lieu, il faut une homogénéité dans les conditions de
travail des membres pour favoriser les échanges mais une complémentarité des
compétences pour enrichir, élargir et répondre à la diversité des rôles et des tâches.
Bien évidemment, il faut prendre en compte les envies des membres afin de ne pas les
affecter à des rôles qu’ils ne veulent pas endosser ou qu’ils ne pourront pas supporter par
faute de temps par exemple.
Quand le groupe devient important, il faut veiller à nommer des référents afin d’éviter aux
autres membres de perdre leur temps à trouver le bon interlocuteur ou à la personne
contacter de perdre du temps à répondre à une question qui ne la concerne pas.
Quand les missions et les tâches sont affectées, avant de se lancer tête baissée, il faut
prendre connaissance de la globalité certes mais également de ce qui nous est attribué
spécifiquement et de l’articulation dans l’ensemble.
Bien sûr prendre connaissance du calendrier afin d’éviter les surprises.
Si une réunion est prévue en synchrone, il est intéressant de prévoir un ordre du jour et de
préparer ses questions avant pour optimiser le temps de discussion.
Dans les discussions asynchrones, dans les forums par exemple, bien sûr il faut respecter
le sujet du fil de discussion et donner des références claires et précises quand vous faites
appel à une ressource en ligne ou une ressource de l’espace de stockage partagé.
Dans le travail sur des documents, il faut être précis quant au versionning afin d’éviter à
d’autres de relire, compléter ou corriger un document obsolète.
Les outils actuels permettent de voir si plusieurs personnes sont connectées à même
document, il faut s’organiser également pour ne pas modifier les contenus en même
temps que quelqu’un d’autre.
Pour valider finalement des productions ou des décisions, il faut fixer des dates limites
pour lesquelles les membres peuvent intervenir et fermer toute modification pour éviter les
variations de documents ou décisions à valider.
Evidemment, certaines règles seront plus ou moins strictes selon que nous sommes entre
amis, dans le cadre professionnel ou dans un groupe in formel où ne connaissons pas tout
le monde.
Dans tous les cas, il est vivement de respecter les règles de bases de la communication et
la nétiquette.
Il faut s’exprimer clairement et éviter les ambiguïtés, n’oubliez pas que par écrit vos
interlocuteurs ne vous voient pas et ne peuvent pas savoir si vous êtes en train de
plaisanter.
Il faut différencier les messages à une seule personne et les messages à tout le groupe,
aussi bien quant au contenu et à la forme.
Bien évidemment, il faut informer le groupe quand nous sommes absents, quand nous
rencontrons des difficultés afin que tout le monde puisse prendre les mesures nécessaires
face aux imprévus.
Il faut tenir les engagements qu’on a pris afin d’éviter toute surprise.
Dans certains cas, n’oubliez pas que la loi s’applique également dans un groupe : respect
de la propriété intellectuelle par exemple.
Voici pour les règles de bases, vous verrez qu’à force d’expérience vos usages
deviendront de plus en plus efficaces.
N’hésitez pas à faire l’exercice qui suit pour vous assurer des notions essentielles
abordées dans cette vidéo.