Gérer efficacement sa messagerie (Module 6.1)

INTERNET LES AUTRES ET MOI - Gérer efficacement sa messagerie
Gérer efficacement sa messagerie

Qu’est qu’une messagerie asynchrone? Au-delà des définitions techniques commençons par distinguer quelques outils et leurs usages.
Sur Internet, vous utilisez de nombreux outils pour communiquer, certain permettent une communication instantanée, on parle alors de communication synchrone. Ces outils de communications sont par exemple skype, googlehangout, la messagerie instantanée incluse dans Facebook, FaceTime, et plus généralement toutes les applications web utilisant le protocole Web RTC (Real Time Chat) tel que https://appear.in/ ou https://talky.io/
D’autres outils, qui ont été prévus initialement pour communiquer en différé, on parle alors de communication asynchrone, sont souvent détournés de leurs usages initiaux pour permettre une communication instantanée. C’est le cas par exemple des SMS, de twitter, de Snapchat, de WhatsApps et bien d’autres applications. Puisque que via notre smartphone, nous sommes de plus en plus en ligne, il n’est pas rare que nous répondions à de tels messages immédiatement.
Par ailleurs le caractère succinct des messages que ces applications véhiculent facilite une telle communication synchrone.
Enfin, d’autres outils de communication asynchrones tels que la messagerie et les forums n’ont pas connu ce type de détournements et conservent dans les usages leur caractère asynchrone.
Ce caractère asynchrone est sans doute dû à plusieurs raisons.
La communication asynchrone est en effet nécessaire à certaines activités qui demandent par exemple pour la messagerie le temps de la réflexion, de la réponse ou dans le cas des forum le temps de trouver des personnes pour répondre.
Le forum permet par exemple de communiquer avec des personnes que l’on ne connaît pas à priori, le caractère temps est alors essentiel puisqu’il permet aux autres de découvrir votre message voir d’y répondre. Il n’est pas rare sur certain forum de voir des réponses plusieurs années après le message d’origine.
Mais revenons à l’objet de ce module la messagerie.
La caractère asynchrone de la communication est également inscrite dans les caractéristiques techniques de l’outil messagerie : la capacité d’envoyer des messages plus ou moins long, et d’y associer des fichiers, d’envoyer à une liste de diffusion en ont fait une sorte de couteau suisse de la communication. L'apparition d’autres outils que nous venons de décrire, plus limités et plus spécialisés, a recentré l’usage de la messagerie, autour d’une communication asynchrone plus classique et souvent dans un cadre professionnel.
Dans ce module nous nous intéressons à l’outil messagerie. Comme d’autres outils que nous avons pu décrire dans ce MOOC, l’évolution d’Internet, a quelque peu changé l’usage que nous avons de cet outil tout en lui conservant comme nous venons de le voir son caractère asynchrone.
Avec l’évolution actuelle des usages sur Internet, vous utilisez souvent différents appareils pour vous connecter… et ce à partir de différents endroits.
Or cet usage particulier, à la fois nomade et multiappareil, nécessite de comprendre les protocoles que votre messagerie utilise sur Internet pour pouvoir la paramétrer correctement.
Ainsi pour synchroniser vos courriels entre ordinateur, tablette et smartphone, il vous faudra paramétrer la réception de vos message avec le protocole imap ; et pour pouvoir envoyer vos messages indépendamment du réseau dans lequel vous vous trouvez, il vous faudra paramétrer l’envoi de vos courriels avec le protocole smtps.
Pour consulter et envoyer vos messages en déplacement vous pouvez utiliser des web application, mais avec la généralisation de l’accès à la messagerie à partir d'appareil à la taille plus petite et aux capacités computationnelles assez faible, ce n’est pas toujours très pratique.
Cet usage des smartphones marque le grand retour des applications natives (c’est à dire des applications installées sur votre appareil et non une simple application web accessible en ligne).
Ce sont ces différentes applications que nous allons apprendre à configurer.
La multiplicité des applications permettant la communication synchrone ou asynchrone sur internet pose aussi le problème de synchroniser vos correspondant entre différents annuaires.
L'omniprésence de l’usage des mails dans notre société actuelle, nécessite maintenant pour être efficace que chacun se familiarise avec le filtrage et le traitement automatique des courriels, la prévention des SPAM, la maîtrise de l’identité numérique que vos courriels véhiculent, ainsi que l’établissement de bonnes pratiques pour ne pas devenir esclave de votre messagerie.
Nous allons parcourir dans un premier temps les caractéristiques techniques de l’outil messagerie et expliquer comment cet outil fonctionne et comment vous pouvez le paramétrer.
En particulier nous expliquerons la différence entre le protocole pop qui vous permet de récupérer les messages sur votre ordinateur et le protocole Imap qui vous permet de synchroniser vos messages entre plusieurs appareils.